Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel Temel
İlkeler Nelerdir?
Uluslararası belgelerde kabul görmüş ve pek çok ülke uygulamasına yansımış olan kişisel verilerin işlenmesine ilişkin temel ilkeler bulunmaktadır. Kanunun 4. maddesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esaslar 108 sayılı Sözleşmeye ve 95/46/EC sayılı Avrupa Birliği Direktifine paralel şekilde düzenlenmiştir. Buna göre; Kanunda kişisel verilerin işlenmesinde sayılan genel (temel) ilkeler şunlardır: • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, • Doğru ve gerektiğinde güncel olma, • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ilkeler, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde bulunmalı ve tüm kişisel veri işleme faaliyetleri bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmelidir. I. Genel Olarak 1 Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca veri sorumlusu, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almalıdır. İlgili kişinin beklemediği Dürüstlük kurallarına uygunluk ise hukukumuzda, Medeni Kanunun 2. maddesinde düzenlenen dürüstlük kuralının, kişisel veriler işlenirken ihlal edilmemesidir. Bu ilke kişisel veriler işlenirken, hakkın kötüye kullanılmamasına ilişkin yasağa riayet edilmesini gerektirmektedir. Dürüstlük kuralı, kişilerin haklarını kullanırken güven kurallarına uygun ve makul bir kimseden beklenen şekilde davranılmasını ifade eder. Dürüstlük kuralının sınırları, her somut olayda objektif bir kimseden beklenecek davranışa göre belirlenir, kişilerin subjektif durumu göz önüne alınmaz. Dürüstlük kuralına aykırılığın söz konusu olduğu durumlarda kişi hakkını kullanmakta ve bu hakkın sınırları içinde davranmakta, ancak hakkın amacına aykırı şekilde hareket etmektedir. Kişisel verilerin korunması açısından ise dürüstlük kuralı, kişilerin kendilerine veri işleme konusunda izin ya da emir veren hukuk kurallarına dayanarak gerçekleştirdikleri fiillerde, bu hukuk kuralının amacına göre mümkün olan en az miktarda veri işlemeleri, ilgili kişilerin öngöremeyeceği biçimde hareket etmemeleri gibi davranışları gerektirir. Veri sorumlularının, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini göz önüne almaları dürüstlük kuralının gereğidir. Haklı bir gerekçe olmaksızın ilgili kişinin özel hayatının gizliliğini, onurunu ihlal edecek şekilde veri 3 işlenmesi, şüphesiz bu ilkeye aykırılık teşkil edecektir. Örneğin, özel hayatın gizliliği çerçevesinde makul olmayan verinin, ilgili kişiden talep edilmesi veya bunun veri sorumlusu tarafından dürüstlük kurallarına aykırı olarak işlenmesi bu ilkeye aykırıdır. Dürüstlük kuralı, veri korumanın diğer ilkeleri aracılığı ile somutlaştırılmıştır. Bu ilkelere riayet edilmeksizin veri işlenmesi dürüstlük kuralına dolayısıyla hukuka uygun veri işlenmesine aykırı olacaktır. Örneğin, bir tüzel kişilik nezdinde kişisel verilerin silinmesi halinde verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişiler tarafından verilere erişim sağlanması mümkün bulunmakla birlikte, bahse konu tüzel kişilik içerisinde verilerin depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi sayısının gerektiğinden fazla belirlenmesi durumunda bu kişilerce silinen kişisel verilere erişim sağlanması dürüstlük kuralına aykırılık teşkil edecektir. Bu ilkenin uygulanabilir olup olmadığının, öncelikle Anayasanın temel hak ve özgürlükler rejimi kapsamında değerlendirilmesi gerekir. Kişisel verilerin işlenmesi, kişinin temel haklarına müdahale edilmesi anlamına gelir ve bu müdahalenin dürüst ve hukuka uygun kabul edilebilmesi için, Anayasanın temel hak ve özgürlüklerin 4 Kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin önemini vurgulayan bu ilke ile Kanunda öngörülen ilgili kişinin, verilerin düzeltilmesini talep etme hakkı uyumludur. Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, veri sorumlusunun çıkarına uygun olduğu gibi ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından da gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında aktif özen yükümlülüğü; veri sorumlusu eğer bu verilere dayalı olarak ilgili kişiyle ilgili bir sonuç ortaya koyuyor ise geçerlidir (örneğin kredi verme işlemleri). Bunun dışında veri sorumlusu her zaman ilgili kişinin bilgilerini doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutmalıdır. kısıtlanmasıyla ilgili düzenlemelerine uygun olması zorunludur. Hukuka uygunlukla ilgili vurgulanması gereken en önemli noktalardan biri, bu kavramın tüm hukuk sistemini kastettiğidir. Bir veri işlemenin kanun tarafından izin verilmiş, hatta emredilmiş olması onun hukuka uygun olduğuna karinedir. B) Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma İlkesi 5 Kişilerin, güncel olmayan veya yanlış tutulan kişisel verileri nedeniyle maddi ve manevi zarar görmesi mümkündür. Örneğin bir kişinin veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı telefon numarasının doğru olmaması ya da artık ilgili kişi tarafından kullanılmıyor oluşu, o kişiye ilişkin gerçek bir veriyi yansıtmadığından hatalı sonuçların ortaya çıkmasına neden olabilmektedir. Yine, adres bilgisi yanlış kaydedilen bir kişinin kendisine ait tebligatları zamanında alamaması veya yanlış bir kişiye tebliğ edilmesi durumlarında ilgili kişi maddi ve manevi zarar görebilir. Bu ilke, ilgili kişinin haklarını koruduğu gibi, veri sorumlusunun da menfaatlerine yöneliktir. Kişisel verilerin doğru ve güncel tutulabilmesini teminen; kişisel verilerin elde edildiği kaynaklar belirli olmalı, kişisel verilerin toplandığı kaynağın doğruluğu test edilmeli, kişisel verilerin doğru olmamasından kaynaklı talepler göz önünde bulundurulmalı ve bu kapsamda makul önlemler alınmalıdır. 6 Kişisel verilerin işlenme amaçlarının belirli, meşru ve açık olması ilkesi; • Kişisel veri işleme faaliyetlerinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını, • Kişisel veri işleme faaliyetlerinin hangi hukuki işleme şartına dayalı olarak gerçekleştirildiğinin tespit edilmesini, • Kişisel veri iş işlediği verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelmektedir. Örneğin, bir hazır giyim mağazasının, müşterilerinin ad-soyad bilgilerini işlemesi meşru amaç kapsamındayken, anne kızlık soyadını işlemesi meşru amaç kapsamında değerlendirilemeyecektir. Kişisel verileri işleme amaçlarının sadece veri sorumlusu bakımından bilinmesi ya da tahmin edilebilir olması bu ilkeye aykırıdır. Bu itibarla, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde (açık rıza, aydınlatma, ilgili kişinin başvurularını cevaplama, veri sorumlusu siciline olan başvuru) belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda hassasiyet gösterilmeli, teknik-hukuki terminoloji kullanımından kaçınılmalıdır. Bu esasa uygun davranma aynı zamanda dürüstlük ilkesine uyum bakımından da önemlidir. 8 İşlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olması, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmasını gerektirmektedir. Yine, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna gidilmemelidir. Çünkü muhtemel ihtiyaçlara yönelik veri işlenmesi, ye
ni bir veri işleme faaliyeti anlamına gelecektir. Bu durumda, Kanunun 5. maddesinde düzenlenmiş olan kişisel verilerin işlenme şartlarından birinin gerçekleşmesi gerekecektir. Ayrıca işlenen veri, sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan kişisel verilerle sınırlı tutulacaktır. Amaç için gerekli olanın dışında veri işlenmesi, sınırlı tutulma ilkesine aykırılık teşkil edecektir. Burada önemli olan, amacı gerçekleştirmeye yönelik yeterli verinin temin edilmesi, bunun dışındaki amaç için gerekli olmayan veri işlemeden kaçınılmasıdır. Mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplanmamalı veya işlenmemelidir. Ç) İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma İlkesi 9 D) İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme İlkesi Ölçülülük ilkesi, veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir dengenin kurulması anlamına gelmektedir. Yani veri işlemenin, amacı gerçekleştirecek ölçüde olması demektir. Örneğin, kredi kartı başvurusunda bulunan kişiden sosyal hayatına ve sosyal faaliyetlerine yönelik tercihleri konusunda bilgi talebinde bulunulması ölçülülük ilkesine aykırılık teşkil edebilecektir. Kişisel verilerin “amaçla sınırlılık ilkesi” nin bir gereği olarak işlendikleri amaç için gerekli olan süreye uygun olarak muhafaza edilmesi gerekir. Bu konuda, veri sorumlusu, idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür. Kanunun 12. maddesinde de belirtildiği gibi veri sorumlusu; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. 10 Bununla ilgili olarak veri sorumlusu, kişisel veri saklama ve imha politikası ve esaslarını oluşturmak, saklama süreleri ve muhafazada uygulamaya alınacak teknik ve idari tedbirleri belirlemek ve kişisel verilerin bu esaslara uygun olarak muhafazasını sağlamakla yükümlüdür. Kişisel verilerin saklanması için amaçla sınırlılık ilkesi uyarınca veri sorumlusu tarafından belirlenen saklama sürelerinin yanı sıra, veri sorumlusunun tabi olduğu ilgili mevzuat kapsamında da belirlenmiş saklama süreleri mevcuttur. Buna göre; veri sorumluları, ilgili kişisel veriler için mevzuatta öngörülmüş bir süre varsa bu süreye riayet edecek; eğer böyle bir süre öngörülmemişse verileri ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklayabilecektir. Bir verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep bulunmaması halinde, o veri silinecek, yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir. İleride tekrar kullanılabileceği düşünülerek ya da herhangi bir başka gerekçe ile kişisel verilerin muhafaza edilmesi yoluna gidilemeyecektir. Ayrıca veri sorumlusu, Kanunun 16. maddesi uyarınca sicile kayıt için başvuru yaparken kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli azami süreyi Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 9. maddesini gözönünde bulundurarak tespit etmek ve bu süreyi bildirmek zorundadır. 11 Veri sorumlusu tarafından Sicile bildirilen veri kategorilerinin işleme amaçları ve bu amaçlara dayalı olarak işlenmeleri için gerekli olan azami muhafaza edilme süreleri ile mevzuatta öngörülen süreler farklı olabilir. Bu durumda mevzuatta azami muhafaza edilme süresi öngörülmüşse öngörülen bu süre; yoksa bunlardan en uzun süre esas alınarak bu veri kategorisi için Sicile bildirim yapılır. Burada önemle belirtmek gerekir ki, mevzuat kapsamında öngörülen bu sürelere uyum için yapılan saklama faaliyetleri veri sorumlusu tarafından belirlenen saklama sürelerini aşıyorsa, bu faaliyetler yalnızca ilgili mevzuatta belirtilen yükümlülükleri yerine getirmekle sınırlı bir saklama ve işleme faaliyeti olarak yürütülmelidir. Hem veri sorumlusunun hukuki yükümlülükleri gereği tabi olduğu mevzuat kapsamında öngörülen sürelerin, hem de veri sorumlusunun belirlediği saklama sürelerinin aşılması durumunda, kişisel verilerin veri sorumlusu tarafından silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
Kişisel verilerin işlenmesi, Kanunun 3. maddesinde tanımlanmıştır. Buna göre; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, kişisel verilerin işlenmesi olarak kabul edilmiştir. Kişisel verilerin işlenme şartları ise Kanunun 5. maddesinde sayılmış olup, buna göre aşağıdaki hallerden en az birinin bulunması durumunda kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. • İlgili kişinin açık rızasının varlığı, • Kanunlarda açıkça öngörülmesi, • Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik 16 tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, • İlgili kişinin temek hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. Kişisel verilerin işlenme şartları, yani hukuka uygunluk halleri, Kanunda sınırlı sayıda sayılmış olup, bu şartlar genişletilemez. Kişisel veri işleme, Kanunda bulunan açık rıza dışındaki şartlardan birine dayanıyorsa, bu durumda ilgili kişiden açık rıza alınmasına gerek bulunmamaktadır. Veri işleme 17 faaliyetinin, açık rıza dışında bir dayanakla yürütülmesi mümkün iken açık rızaya dayandırılması, aldatıcı ve hakkın kötüye kullanımı niteliğinde olacaktır. Nitekim, ilgili kişi tarafından verilen açık rızanın geri alınması halinde veri sorumlusunun diğer kişisel veri işleme şartlarından birine dayalı olarak veri işleme faaliyetini sürdürmesi hukuka ve dürüstlük kurallarına aykırı işlem yapılması anlamına gelecektir. Bu kapsamda, veri sorumlusu tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin amacının öncelikli olarak açık rıza dışındaki işleme şartlarından birine dayanıp dayanmadığı değerlendirilmeli, eğer bu amaç Kanunda belirtilen açık rıza dışındaki şartlardan en az birini karşılamıyorsa, bu durumda veri işleme faaliyetinin devamı için kişinin açık rızasının alınması yoluna gidilmelidir. Kişisel verilerin işlenme şartları her bir kişisel veri işleme faaliyetinin amacının Kanun bakımından hukuki dayanağını oluşturmaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetinin amacında birden fazla sayıda kişisel veri işleme şartı bulunabilir. Örneğin, maaş bordrosu düzenlemek amacıyla çalışanların kişisel verilerinin işlenmesinin hukuki dayanağı, kişisel veri işleme şartlarından sözleşmenin ifası ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesidir. 18 İşlenme Şartları Kapsamı Örnek Kanun Hükmü Vergi Kanunları, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu vb. Çalışana ait özlük bilgilerinin mevzuat gereği tutulması gerekir. Sözleşmenin İfası İş Akdi, Satış Sözleşmesi, Taşıma Sözleşmesi, Eser Sözleşmesi vb. Teslimat yapılması için şirketin adres bilgilerini kaydetmesi. Fiili İmkânsızlık Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza veremeyecek olan ya da ayırt etme gücü olmayan kişi. Bilinci kapalı kişinin iletişim veya adres bilgisi. Kaçırılan ya da kayıp bir kişinin konum bilgisi. Açık rıza dışında kişisel verilerin işlenme şartları aşağıdaki gibidir:
Kişisel verilerin işlenmesinde her zaman Kanunda ortaya konulan genel ilkelere uygun davranılmalıdır. Kişisel verilerin işlenmesinde genel ilkeler şunlardır:
a. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
b. Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
c. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
ç. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
d. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza
edilme.
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ilkeler, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde
bulunmalı ve tüm kişisel veri işleme faaliyetleri bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmelidir.
Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma Ne Demektir?
Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi, diğer ilkeleri de kapsayıcı bir özelliğe sahiptir.
Hukuka uygun olma, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir.
Dürüstlük ilkesi ise, ilgili kişi aydınlatılmadan hiçbir şekilde kişisel verisinin toplanmaması ve işlenmemesi, ilgili kişiye karşı haksızlığa yol açacak şekilde kullanılmaması, toplanma amacının aşılmamasını ifade eder. Veri işleme faaliyetinde bulunanların, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini göz önüne almaları dürüstlük kuralının gereğidir. Haklı bir gerekçe olmaksızın ilgili kişinin özel hayatının gizliliğini, otonomisini, onurunu ihlal edecek şekilde veri işlenmesi, şüphesiz bu ilkeye aykırılık teşkil edecektir. Bu kapsamda, dürüstlük ilkesi uyarınca, kişilerin kendilerine veri işleme konusunda izin ya da emir veren hukuk kurallarına dayanarak gerçekleştirdikleri fiillerde, bu hukuk kuralının amacına göre işlenebilecek en az miktarda veri işlemeleri, veri sahiplerinin öngöremeyeceği biçimde hareket etmemeleri, veri sahiplerinin çıkarlarını ve makul beklentilerini göz önüne almaları gibi davranışları gerektirir.
Bu ilkelere riayet edilmeksizin veri işlenmesi dürüstlük kuralına dolayısıyla hukuka uygun veri işlenmesine aykırı olacaktır.
Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma Ne Demektir?
Veri, hakkında bilgi vermesi gereken şeyi doğru şekilde anlatabilmelidir. Kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin önemini vurgulayan bu ilke Kanunda öngörülen ilgili kişinin verilerin düzeltilmesini talep etme hakkı ile uyumludur.
Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, veri sorumlusunun çıkarına uygun olduğu gibi ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından da gereklidir.
Veri sorumlusu eğer kişisel verilere dayalı olarak ilgili kişiye dair bir sonuç yaratıyor ise kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında veri sorumlusunun aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bunun dışında veri sorumlusu her zaman ilgili kişinin bilgilerini doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutmalıdır. Aksi takdirde, kişilerin, güncel olmayan veya yanlış tutulan kişisel verileri nedeniyle maddi ve manevi zarar görmesi mümkündür. Örneğin bir kişinin veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı telefon numarasının doğru olmaması ya da artık ilgili kişi tarafından kullanılmıyor oluşu, o kişiye ilişkin gerçek bir veriyi yansıtmadığından hatalı sonuçların ortaya çıkmasına neden olabilmektedir. Yine, adres bilgisi yanlış kaydedilen bir kişinin kendisine ait tebligatları zamanında alamaması veya söz konusu tebligatların yanlış bir kişiye tebliğ edilmesi durumunda ilgili kişi maddi ve manevi zarar görebilir.
Kişisel verilerin doğru ve güncel tutulabilmesini teminen; kişisel verilerin elde edildiği kaynaklar belirli olmalı, kişisel verilerin toplandığı kaynağın doğruluğu test edilmeli, kişisel verilerin doğru olmamasından kaynaklı talepler göz önünde bulundurulmalı ve bu kapsamda makul önlemler alınmalıdır.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme İlkesi Ne Demektir?
Kişisel verilerin işlenme amaçlarının belirli, meşru ve açık olması ilkesi;
• Kişisel veri işleme faaliyetlerinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını,
• Kişisel veri işleme faaliyetlerinin hangi hukuki işleme şartına dayalı olarak gerçekleştirildiğinin tespit edilmesini,
• Kişisel veri işleme faaliyetinin ve bu faaliyetin gerçekleştirilme amacının belirliliğini sağlayacak detayda ortaya konulmasını sağlamaktadır.
Kişisel veri işleme amaçlarının belirli, meşru ve açık olması ilkesi özellikle açık rıza ve aydınlatma metinlerinin kaleme alınması sırasında; kişisel veri işleme faaliyetlerinin hukuka uygun olarak gerçekleştirildiğinin tespitinin sağlanması noktasında önem taşır.
Açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde (açık rıza, aydınlatma, ilgili kişinin başvurularını cevaplama, veri sorumlusu siciline olan başvuru) belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda hassasiyet gösterilmesi, anlaşılmayan terminoloji kullanımından kaçınılmasıdır. Bu esasa uygun davranma aynı zamanda dürüstlük ilkesine uyum bakımından da önemlidir.
Amacın Meşru Olması Ne Demektir?
Amacın meşru olması; veri sorumlusunun işlediği verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelmektedir.
Örneğin, bir hazır giyim mağazasının, müşterilerinin kimlik ve iletişim bilgilerini işlemesi meşru amaç kapsamındayken, anne kızlık soyadını işlemesi meşru amaç kapsamında değerlendirilemeyecektir.
Kişisel Verilerin, İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması İlkesi Ne Demektir?
“Amaçla sınırlılık” kişisel verilerin korunmasında hâkim olan en önemli ilkelerden biridir. Kişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplanmamalıdır. Kişisel veri işleme faaliyetinin gerçekleşmesi için gerekli olmayan ölçüde kişisel veri toplanmamalı ve/ veya işlenmemelidir. Buna göre kişisel veriler yalnızca belirli amaçlar için ve gerektiği kadar toplanmalı, amacın gerektirdiği yerlerde kullanılmalıdır.
Bu bakımdan, kişisel veriler toplandıktan sonra, ileride ortaya çıkabilecek yeni işleme amaçları dâhilinde işleme yapılması için, verilerin ilk defa toplanması sırasında sağlanması gereken şartlar yeni amaçlar için de tekrar aranmalıdır. Örneğin, bir taşımacılık firması tarafından taşıma sözleşmesi kapsamında kaydedilen adres bilgileri, sonrasında pazarlama faaliyeti için de kullanılacaksa, bu amaçla kullanım yapılabilmesi için kişisel veri işleme şartlarının karşılanıp karşılanmadığının yeniden değerlendirilmesi gerekmektedir.
Bunun yanı sıra işlenen veri, sadece veri işleme amacının gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutulmalıdır. Örneğin, bir tekstil firması tarafından müşterilere ilişkin kimlik ya da iletişim verilerinin tutulması satış işlemlerinin takibi vb. amaçlarla bağdaşırken, müşterilerin finansal geçmişine ilişkin verilerin toplanmasının amaçla bağlantılı ve ölçülü olduğu söylenemez.
Bunun yanında amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma şartının her ilgili kişi ve süreç için ayrı ayrı değerlendirilmesi gerekmektedir. Çünkü belirli bir kişi ve süreç için gerekli olan bilgi, bir diğer kişi için ölçüsüz olabilecektir. Bu hususa özellikle özel nitelikli kişisel veriler konusunda dikkat edilmesi gerekir. Bir iş yerinde insan kaynakları birimince çalışanların mali haklarının belirlenebilmesi için sendika üyeliği verisinin alınması ölçülü kabul edilecekken, aynı iş yerinin AR-GE birimince söz konusu verinin alınması ölçülü olarak kabul edilmeyecektir.
Kişisel Verilerin Ancak İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan
Süre Kadar Muhafaza Edilmesi Ne Demektir?
Kişisel verilerin, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi zorunludur. Buna göre, veri sorumluları, ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre varsa bu süreye uyacak, kişisel verileri ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edebilecektir. Bir verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep bulunmaması halinde, o veri silinecek, yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir.
İleride tekrar kullanılabileceği düşünülerek ya da herhangi bir başka gerekçe ile kişisel verilerin
muhafaza edilmesi yoluna gidilemeyecektir.
Ayrıca veri sorumlusu, Kanunun 16. maddesi uyarınca Veri Sorumluları Siciline kayıt için başvuru
yaparken kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli azami süreyi bildirmek zorundadır.
Veri sorumlusu tarafından Sicile bildirilen veri kategorilerinin işleme amaçları ve bu amaçlara dayalı olarak işlenmeleri için gerekli olan azami muhafaza edilme süreleri ile mevzuatta öngörülen süreler farklı olabilir. Bu durumda mevzuatta azami muhafaza edilme süresi öngörülmüşse öngörülen bu süre yoksa bunlardan en uzun süre esas alınarak bu veri kategorisi için Sicile bildirim yapılır.
Burada önemle belirtmek gerekir ki, mevzuat kapsamında öngörülen bu sürelere uyum için yapılan saklama faaliyetleri veri sorumlusu tarafından belirlenen saklama sürelerini aşıyorsa, bu faaliyetler yalnızca ilgili mevzuatta belirtilen yükümlülükleri yerine getirmekle sınırlı bir saklama ve işleme faaliyeti olarak yürütülmelidir. Hem veri sorumlusunun hukuki yükümlülükleri gereği tabi olduğu mevzuat kapsamında öngörülen sürelerin, hem de veri sorumlusunun belirlediği saklama sürelerinin aşılması durumunda, kişisel verilerin veri sorumlusu tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğe göre silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinin temin edilmesi gerekir
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’un Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler başlıklı 12.maddesine göre Veri sorumlusu; Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’un Kabahatler başlıklı 18.maddesine göre veri güvenliğine ilişkin bu yükümlülükleri yerine getirmeyenler hakkında 15.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.
kişisel verilerin korunması
Kişisel Verilerin Korunması
Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili olarak şirketinizde veya kurumunuzda alınması gereken idari ve teknik tedbirler ile yaptırılması gereken denetimleri içeren Kişisel Verilerin Korunması Uyum Süreci Danışmanlık hizmetiyle ilgili daha detaylı bilgi almak için aşağıdaki bağlantıya tıklayabilirsiniz.
Kişisel Verilerin Korunması Uyum Süreci Danışmanlık Hizmetleri