Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmeliğe Dair İnceleme

Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmeliğe Dair Bilgi Notu

Konu: 24 Eylül 2021 Cuma günü Resmi Gazete’de yayınlanan Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik ile Sosyal Güvenlik Kurumu (‘’Kurum’’) tarafından elektronik ortamda yapılacak tebliğ işlemlerinin nasıl yapılacağını düzenlenmiştir. Bu yönetmelikte hüküm bulunmaması halinde 7201 sayılı Tebligat Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinin uygulanacağı belirtilmiştir.

Bu Yönetmelik 5510 sayılı Kanun’a göre Hizmet akdi ile işçi çalıştıran ve kamu idaresi olan İşverenleri kapsamaktadır.

Tarih: 27.09.2021

• Tanımlar

Muhatap: Elektronik ortamda tebligat yapılacak olanları ifade eder.

Elektronik tebligat sistemi:Bilişim sistemleri kanalıyla muhatabın elektronik adresine iletilmek üzere tebliğ evrakının gönderildiği ve elektronik ortamda delillendirilerek tesliminin sağlandığı sistemi ifade eder.

Olay kayıtları:Elektronik tebligat hizmetinin verilmesi esnasında meydana gelen ve mevzuat gereği kaydının tutulması zorunlu olan tüm bilişim sistemi işlem kayıtlarını ifade eder.

• İlkeler

Bu yönetmeliğin uygulanmasında aşağıdaki ilkelerin benimsendiği belirtilmiştir. 

• Teslim, bilgilendirme ve belgelendirmenin sağlanması.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması.
• Kişisel verilerin korunması.
• Entegrasyon ve işbirliğinin sağlanması.
• Hizmet kalitesinin sağlanması.
• Ulusal ve uluslararası standartların sağlanması.

• Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Tebliğ Edilecek Evraklar

Yönetmeliğin 5. maddesinde kanunda belirtilen tebliği gerekli bütün evrakların Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından elektronik ortamdan tebliğ edileceği düzenlenmiştir. Ancak elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması halinde diğer yollarla tebligat yapılabilecektir.

• Zorunlu Olarak Veya İsteğe Bağlı Elektronik Tebligat Yapılacaklar

Yönetmeliğin 6. maddesine göre işverenlerin elektronik tebligat adresi almaları zorunludur. İşveren olmayan muhataplar ise kendilerine elektronik ortamdan tebligat yapılmasını isteyebilirler. İsteğe bağlı olarak elektronik tebligat talep eden kişiler sistemi kullanmak zorunda olup bu kapsamdan daha sonra çıkamazlar.

• Elektronik Tebligat Adresi Edinme ve Bildirim Yükümlülüğü

Yönetmeliğin 7. maddesine göre elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenler bu yönetmeliğin 01.10.2021 tarihinde yürürlüğe girmesinden sonra 01.01.2022 tarihine kadar kurumun belirlediği sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlüdür.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra sigortalı çalıştırmaya başlayan işverenler sigortalı çalıştırmaya başladığı ayı/dönemi takip eden aydan itibaren üç ay içinde, Kurumca belirlenen sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlüdür.

Elektronik tebligat adresi edinme zorunluluğu bulunmayan fakat isteğe bağlı olarak kendisine elektronik tebligat yapılmasını talep eden muhataplar da başvurularını Kurumca belirlenen sistem üzerinden yapmakla yükümlüdür.

• Elektronik Tebligatın Gönderilmesi ve Muhatabına İletilmesi

Elektronik tebligatın nasıl yapılacağı yönetmeliğin 8. maddesinde düzenlenmiştir.

Tebliğ edilecek evrak, Sosyal güvenlik il müdürlüğü/sosyal güvenlik merkezi/merkez teşkilatı tarafından elektronik ortamda imzalanacak ve Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından muhatabın elektronik tebligat adresine iletilecektir.

Elektronik imzalı evrak muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır. Örneğin, 27.09.2021 tarihinde e-tebligat ile gönderilen belge 02.10.2021 tarihinde tebliğ edilmiş sayılır. Talep halinde elektronik tebligata ait kayıtlar muhataba veya yetkili mercilere sunulur. Olay kayıtları aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılır.

• Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Tebligat Adresinin Kullanıma Kapatılması

Elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatılmasına dair düzenleme yönetmeliğin 9. maddesinde bulunmaktadır. Buna göre zorunlu veya isteğe bağlı olarak elektronik tebligat sistemine dahil olanların aşağıdaki durumlar dışında sistemden çıkmaları mümkün değildir:

1. Tüzel kişilerde ticaret sicil kaydının silindiği (değişiklik ve birleşme halleri dahil) tarih itibarıyla elektronik tebligat adresi kapatılır.
2. Gerçek kişilerde ilgilinin ölümü veya gaipliğine karar verildiğinin Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından tespit edildiği durumlarda ölüm/karar tarihi itibarıyla ilgilinin elektronik tebligat adresi resen kapatılır.
3. Ölen/gaipliğine karar verilen kişinin elektronik tebligat adresi, mirasçıları tarafından sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya sosyal güvenlik merkezine/merkez teşkilatına başvuru yapılması halinde de kullanıma kapatılır.

• Sosyal Güvenlik Kurumunca İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının muhafazası

Olay kayıtlarının muhafazası 10. maddede düzenlenmiştir. İlgili madde hükmü gereğince kayıtlar aşağıdaki hallerde ve belirtilen sürelerde tutulmalıdır:

1. Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.
2. Elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.
3. Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları on yıl.
4. Olay kayıtları otuz yıl.

• Muhatabın sorumluluğu

Elektronik tebligatın yapılacağı kişinin sorumluluğu 11. maddede düzenlenmiştir. Kendisine elektronik ortamda tebligat yapılacak muhatap;

1. Başvurusunu süresinde, tam ve doğru olarak yapmakla,
2. Beyan edilen bilgilerde meydana gelecek değişiklikleri bildirmekle,
3. Yönetmelikte belirtilen tüm şartlara riayet etmekle,
4. Elektronik tebligatı alacak kişilerde değişiklik olması halinde bu değişikliği bildirmekle yükümlüdür.

Sonuç: 

• Kurumca, mevzuat gereği tebliği gereken tüm evraklar, muhataplara ilişkin bu Yönetmelikte belirlenen hükümler çerçevesinde elektronik ortamda tebliğ edilir.
• 5510 sayılı kanunun 88. maddesinin 23. fıkrasına dayanarak hazırlanan bu yönetmeliğe göre işverenler zorunlu olarak kurumun belirlediği sisteme 01.10.2021 tarihinden itibaren üç ay içerisinde kayıt olmak zorundadır.
• İşveren olmayan muhataplar ise bu sisteme istekleri halinde kayıt olabilmektedir.
• İsteği üzerine sisteme kayıt olan gerçek ve tüzel kişiler sisteme kayıt olduktan sonra Yönetmelikte belirlenen haller dışında bu kapsamdan çıkamamaktadırlar.
• Gerçek kişilerde ölüm ve gaiplik, tüzel kişilerde ise ticaret sicil kaydı silinmesi, nevi değişikliği ve birleşme hallerinde tebligat sistemine yapılan kayıt resen kapatılır.
• Elektronik tebligat ileti gönderildikten beş gün sonra yapılmış sayılır. Talep halinde kayıtlar yetkili mercilere ve muhataplara verilir ve aksi ispatlanmadıkça kesin delil sayılır.
• Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi on yıl, elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl,Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları on yıl ve olay kayıtları ise otuz yıl boyunca saklanır.

İlginizi çekebilir: Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Genel Yazısı Uyarınca İşyerinde Aşı Kaydı ve PCR Uygulamaları